Informacione tehnologije u radu Agencije

Autorski tekst Vladimira Pavlovića, rukovodioca Centra za opšte poslove za peti godišnji Bilten Agencije

Dvadeset prvi vek je doneo bitne promene u mnogim oblastima poslovanja. Možemo reći da je ovo doba podataka, novih znanja i razvoja informacionih tehnologija. Nemoguće je zamisliti organizaciju u kojoj se ne koriste različiti softveri namenjeni olakšavanju poslovnih procesa i povećanju efikasnosti.

Agencija je u prethodnih pet godina intenzivno radila na razvoju i primeni informacionih tehnologija u svakodnevnom radu. Prateći strateške ciljeve Vlade Srbije usmerene ka digitalizaciji državne uprave i unapređenju kvaliteta usluga, implementirani su programi koji pojednostavljuju rad zaposlenih i obveznika.

Portal elektronskih prijava (PEP)

Portal predstavlja aplikaciju za podnošenje prijava obveznika u putničkom i teretnom saobraćaju elektronskim putem i izdavanje faktura na osnovu podnetih prijava. Osmišljen je kako bi se olakšalo svakodnevno poslovanje obveznika, uštedelo vreme i smanjili troškovi poput materijala za štampu i slanja prijava poštom.

Prednost portala je to što je u potpunosti prilagođen korisnicima. Rad u aplikaciji ne zahteva informatičko iskustvo, imajući u vidu da obveznici prijavu podnose prateći nekoliko jednostavnih koraka. Napravljena je jasna podela putničkog i teretnog saobraćaja te obveznik iz sveobuhvatne baze plovila, lokacija, vrste tereta unosi podatke u prijavu. Elektronski podneta prijava u realnom vremenu stiže službama Agencije na trenutnu obradu. Tim Agencije pruža stalnu podršku korisnicima u slučaju bilo kakvih pitanja o radu aplikacije.

Svake godine se povećava broj obveznika koji putem Portala podnose prijave – u 2020. godini 82 odsto prijava u Agenciju stiglo je elektronskim putem.

Document management system – DMS

DMS je računarski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima koji funkcioniše kao centralizovana arhiva. Agencija je sa primenom DMS-a započela 2017. godine.

Sistem omogućava evidentiranje, klasifikaciju i praćenje dokumenata i poslovnih procesa. Dokumentacija se u sistem unosi putem različitih medija – skenera, elektronske pošte, fajlova itd. Pogodnosti sistema ogledaju se u brzom pronalaženju potrebnog dokumenta uz korišćenje niza filtera za pretragu (delovodni broj, naziv…), sigurnosti kroz definisanje prava pristupa i povećanoj administrativnoj efikasnosti, a prilagođen je i radu od kuće.

Track & Trace

Softver Track & Trace nastao je kao rezultat Interreg projekta DAPhNE, na kojem je Agencija učestvovala kao IPA partner. Softver je bitan deo ukupnog Port Community Systema, čiji je cilj digitalizacija lučkih procesa i komunikacija između broda, lučkog operatera, korisnika i nadležnih organa. Putem platforme se može pratiti kretanje brodova u lukama kako u realnom vremenu, tako i kroz pregled arhiviranih zapisa, pa je samim tim program značajan i sa bezbednosnog aspekta. Track & Trace zasnovan je na korišćenju AIS tehnologije koja je osnov svih modernih informacionih sistema koji se koriste u navigaciji.

Integrisani lučki informacioni sistem – ILIS

Agencija je kroz rad na još jednom Interreg projektu – Danube SKILLS razvila softversko rešenje ILIS – Integrisani lučki informacioni sistem. Sistem prikuplja i obrađuje podatke o operativnom radu u lukama, kao što su ostvareni obimi pretovara roba, broj ukrcanih i iskrcanih putnika, lokacije za pretovar itd. Osim što je svojevrsni lučki dnevnik, ILIS ima i funkciju info-portala, na kojem su prikazane luke, putnička pristaništa uz detaljne podatke o operaterima, kapacitetima za pretovar, infrastrukturi i suprastrukturi.

Robotic process automation – RPA

Agencija je počela da primenjuje RPA tehnologiju u 2020. godini. RPA funkcioniše tako što softverski roboti automatizuju manuelne procese u radu koji se ponavljaju. Roboti kopiraju interakciju čoveka sa korisničkim softverima i preuzimaju rutinske zadatke koji se sastoje od utvrđenih koraka i ubrzavaju njihovo rešavanje. Korišćenjem ove napredne tehnologije pospešuju se produktivnost rada, kreativnost i ekspeditivnost.

Uloga robota u Agenciji je obrada elektronskih prijava, izrada rešenja za naplatu naknada i njihovo slanje elektronskom poštom obveznicima. Softver je omogućio zaposlenima da fokus svog delovanja preusmere sa šablonskih radnji na kontrolu rada robota kao i na složene zadatke analitike i strateško planiranje. Očekuje se da će u narednom periodu primena RPA unaprediti sistematizaciju podataka o prometu tereta i obimu putničkog saobraćaja.

Potencijali informacionih sistema koje je Agencija uvrstila u poslovanje u potpunosti su iskorišćeni tokom trajanja vanrednog stanja uvedenog zbog pandemije bolesti kovid 19, kada su zaposleni mogli da radom od kuće podjednako efikasno realizuju poslovne procese.