Информационе технологије у раду Агенције

Ауторски текст Владимира Павловића, руководиоца Центра за опште послове за пети годишњи Билтен Агенције

Двадесет први век је донео битне промене у многим областима пословања. Можемо рећи да је ово доба података, нових знања и развоја информационих технологија. Немогуће је замислити организацију у којој се не користе различити софтвери намењени олакшавању пословних процеса и повећању ефикасности.

Агенција је у претходних пет година интензивно радила на развоју и примени информационих технологија у свакодневном раду. Пратећи стратешке циљеве Владе Србије усмерене ка дигитализацији државне управе и унапређењу квалитета услуга, имплементирани су програми који поједностављују рад запослених и обвезника.

Портал електронских пријава (ПЕП)

Портал представља апликацију за подношење пријава обвезника у путничком и теретном саобраћају електронским путем и издавање фактура на основу поднетих пријава. Осмишљен је како би се олакшало свакодневно пословање обвезника, уштедело време и смањили трошкови попут материјала за штампу и слања пријава поштом.

Предност портала је то што је у потпуности прилагођен корисницима. Рад у апликацији не захтева информатичко искуство, имајући у виду да обвезници пријаву подносе пратећи неколико једноставних корака. Направљена је јасна подела путничког и теретног саобраћаја те обвезник из свеобухватне базе пловила, локација, врсте терета уноси податке у пријаву. Електронски поднета пријава у реалном времену стиже службама Агенције на тренутну обраду. Тим Агенције пружа сталну подршку корисницима у случају било каквих питања о раду апликације.

Сваке године се повећава број обвезника који путем Портала подносе пријаве – у 2020. години 82 одсто пријава у Агенцију стигло је електронским путем.

Document management system – DMS

DMS је рачунарски систем за управљање документима и пословним процесима који функционише као централизована архива. Агенција је са применом DMS-a започела 2017. године.

Систем омогућава евидентирање, класификацију и праћење докумената и пословних процеса. Документација се у систем уноси путем различитих медија – скенера, електронске поште, фајлова итд. Погодности система огледају се у брзом проналажењу потребног документа уз коришћење низа филтера за претрагу (деловодни број, назив…), сигурности кроз дефинисање права приступа и повећаној административној ефикасности, а прилагођен је и раду од куће.

Track & Trace

Софтвер Track & Trace настао је као резултат Interreg пројектa DAPhNE, на којем је Агенција учествовала као IPA партнер. Софтвер је битан део укупног Port Community Systema, чији је циљ дигитализација лучких процеса и комуникација између брода, лучког оператера, корисника и надлежних органа. Путем платформе се може пратити кретање бродова у лукама како у реалном времену, тако и кроз преглед архивираних записа, па је самим тим програм значајан и са безбедносног аспекта. Track & Trace заснован је на коришћењу AIS технологије која је основ свих модерних информационих система који се користе у навигацији.

Интегрисани лучки информациони систем – ИЛИС

Агенција је кроз рад на још једном Interreg пројекту – Danube SKILLS развила софтверско решење ИЛИС – Интегрисани лучки информациони систем. Систем прикупља и обрађује податке о оперативном раду у лукама, као што су остварени обими претовара роба, број укрцаних и искрцаних путника, локације за претовар итд. Осим што је својеврсни лучки дневник, ИЛИС има и функцију инфо-портала, на којем су приказане луке, путничка пристаништа уз детаљне податке о оператерима, капацитетима за претовар, инфраструктури и супраструктури.

Robotic process automation – RPA

Агенција је почела да примењује RPA технологију у 2020. години. RPA функционише тако што софтверски роботи аутоматизују мануелне процесе у раду који се понављају. Роботи копирају интеракцију човека са корисничким софтверима и преузимају рутинске задатке који се састоје од утврђених корака и убрзавају њихово решавање. Коришћењем ове напредне технологије поспешују се продуктивност рада, креативност и експедитивност.

Улога робота у Агенцији је обрада електронских пријава, израда решења за наплату накнада и њихово слање електронском поштом обвезницима. Софтвер је омогућио запосленима да фокус свог деловања преусмере са шаблонских радњи на контролу рада робота као и на сложене задатке аналитике и стратешко планирање. Очекује се да ће у наредном периоду примена RPA унапредити систематизацију података о промету терета и обиму путничког саобраћаја.

Потенцијали информационих система које је Агенција уврстила у пословање у потпуности су искоришћени током трајања ванредног стања уведеног због пандемије болести ковид 19, када су запослени могли да радом од куће подједнако ефикасно реализују пословне процесе.